Projektinhallinnan muistilista

Koska kertaus on aina hyväksi, tein itselleni tsekkauslistan tärkeimmistä kysymyksistä mitä tahansa tulevaa projektia varten. Ajattelin jakaa sen myös teidän iloksenne!

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty? No, en välttämättä ole samaa mieltä, mutta se on varmaa, että ilman kunnollista suunnittelua ei kannata aloittaakaan. Ja siihen suunnitteluun kannattaa (ja pitää!) varata reippaasti aikaa. 

Olipa sitten kyse hankkeesta, tapahtumasta, kampanjasta, isosta tai pienestä, tietyt perusasiat eivät muutu ja heti alussa on syytä käydä läpi alla olevat kysymykset. Muutoin projektilla on suuri vaara mennä täysin pyllylleen.

Vaikka alla puhun työyhteisöistä, yhtä lailla nämä kysymykset kannattaa käydä läpi myös vapaa-ajan projekteissa.


1. Mitä siis ylipäätään ja konkreettisesti ollaan tekemässä? Tämä pitäisi osata tiivistää maksimissaan pariin lauseeseen siten, ettei kenelläkään ole epäselvyyttä, mistä projektissa on kyse.

2. Erittäin tärkeä kysymys, joka kuitenkin usein unohtuu avata, on "Miksi tämä kyseinen projekti halutaan tehdä?". (Lisäkysymyksenä: Miksi juuri nyt?) Mitä projektilla tavoitellaan ja millainen projektin lopputulos pitää olla, että siihen voidaan olla tyytyväisiä? No, siinä olikin jo monta kysymystä, mutta tärkeää on selvittää, mikä siis on se pohjimmainen syy, että koko projekti kannattaa edes käynnistää. Jos et keksi vastausta kysymykseen "Miksi?", suosittelen laittamaan projetin hautumaan ja siirtymään seuraavaan.

3. Missään projektissa ei ole mitään mieltä jos ei tiedetä, kenelle sitä tehdään. Kuka on kohderyhmä? Tällä tiedolla on melko lailla suuri merkitys siihen, miltä lopputulos tulee näyttämään sekä miten ja missä kanavissa projektista esimerkiksi viestitään. Projektilla voi tietysti myös olla useita eri kohderyhmiä, esimerkiksi eri toiminnoille eri kohderyhmänsä. 

4. Missä tapahtuu? Onko kyseessä webinaari, jossa niin puhujat kuin kuulijat ovat omien verkkoyhteyksiensä päässä vai havitellaanko tuhat ihmistä livetapahtumaan, kenties jossain muualla kuin Suomessa? Vähintäänkin projektin työtä tehdään jossain, vaikka itse lopputuotos (esim. verkkojulkaisu, josta viestitään vain verkossa) ei vaatisi omaa tapahtumaansa.

5. Milloin? Projektilla pitää heti alkuvaiheessa olla tiedossa selkeä aikataulu. Itse tykkään aikataulun suunnittelussa lähteä liikkeelle takaperoisesti, sieltä minne projekti päättyy ja kulkea kohti lähtöpistettä. Jotta päästään projektin loppuun pitää miettiä, mitä steppejä siihen matkalle mahtuu ja kuinka paljon mikäkin työvaihe ja työtehtävä vie aikaa, ja milloin näillä yksittäisillä tehtävillä on deadlinet. Helposti toki päädytään siihen lopputulemaan, että tämä projektihan olisikin pitänyt aloittaa jo reippaasti aiemmin! Niin tai näin, väitän, että muidenkin kuin minun perisynti on aikapositiivisuus. Kaikkeen työhön varataan pääsääntöisesti AINA liian vähän aikaa. Ja vaikka tietäisi, että jonkin tehtävän hoitaminen ei ole realistisesti mahdollista jossain naurettavan lyhyessä ajassa joka on päätetty, niin jostain syystä tällaisia hommia on ihmisillä kalenterit pullollaan. Uskon, että tämä on yksi syy siihen, miksi suomalaiset ovat ylikuormittuneita ja niin kovin stressaantuneita, etteivät palaudu töistään esimerkiksi viikonlopun aikana. Me teemme ihan järjenvastaisia aikataulutuksia siitä huolimatta, että tiedämme tehtävien vievän aikaa. Muistutetaan siis myös toisiamme, että harva meistä on taikureita! Kyseenalaistetaan myös toisiamme, kun joku lupaa tehdä viikon työn kahdessa päivässä. Tällaisista lupauksista ei ole kenellekään mitään hyötyä, ja pahimmillaan sillä saa aikaan suurta vahinkoa niin itse projektille kuin liian hektisistä aikatauluista kuomittuneille ihmisille.

6. Budjetti? On niitä ihmeidentekijöitä, jotka synnyttävät ihan uskomattomia tapahtumia, hankkeita ja kampanjoita täysin tyhjästä ja nollabudjetilla. Itse en kuulu heihin. Suurin osa meistä kuitenkin tarvitsee rahaa, jolla varata tapahtumille tiloja, tai ostaa mainospaikkoja, tilata graafikolta taitto sekä kääntäjältä käännökset ja palkata catering. Keneltäkään on tosin turha kysellä tarjouksia ennen kuin on tiedossa, onko projektin budjetti 500 euroa vai 500 000 euroa, edes suuntaa antavasti. Budjetti tietysti vaikuttaa esimerkiksi myös siihen, kuinka paljon ja kuinka moni omassa työyhteisössä voi laittaa työaikaansa projektin tehtävien hoitamiseen. 

7. Kuka tai ketkä tekevät? Mikään tapahtuma, hanke tai kampanja ei synny itsestään. Jotta projekti etenee, täytyy sillä olla tekijät, jotka tietävät vastaukset yllä oleviin kysymyksiin ja tietysti sen, mikä on kenenkin rooli, oikeudet, velvollisuudet ja vastuut juuri tässä kyseisessä projektissa. Ilman konkreettisia tehtäviä, jotka on nimetty todellisille henkilöille, asiat eivät etene. Itsekin olen syyllistynyt siihen, että huikkaan palaverissa klassikkolauseen "Joku vois ottaa hoitaakseen...". Joku on maailman huonoin työntekijä, eikä ole koskaan hoitanut hänelle annettuja tehtäviä. Heittäkää siis Joku pois työyhteisöstänne ja antakaa tehtävät heille, joiden tiedätte tarttuvan tuumasta toimeen ja omaavan tarvittavat taidot asian hoitamiseen (toki työn ohessa voi opetella täysin uusia asioita, mutta tämä täytyy sitten huomioida resurssoinnissa, sillä uuden opettelu vie aikaa). 

Projekteissa harvemmin kysymykset jäävät tähän, mutta näistä kun aloittaa, niin alku on jo hyvällä mallilla! Näiden tietojen pohjalta on helppo esittää jatkokysymyksiä.